O trabalho remoto foi destacado nos últimos meses. Em muitas organizações, essa transição repentina tem sido perturbadora e confusa – para funcionários que se sentem mais à vontade com as rotinas de um escritório físico tradicional, bem como para líderes que antes não gerenciavam trabalhadores remotos.

É por isso que é essencial implantar parâmetros e orientações sobre trabalho remoto – de tecnologias a boas práticas. Embora o gerenciamento de funcionários remotos possa exigir um pouco de trabalho extra a curto prazo, ele tem recompensas a longo prazo à medida que os funcionários descobrem uma comunicação e colaboração aprimoradas.

Escolha os meios de comunicação com cuidado

Houve um bombardeio de reuniões virtuais, e-mails e bate-papos. Todas as conversas que ocorreram na sala de conferências, no bebedouro, nos cubículos e nas instalações dos clientes agora ocorrem repentinamente on-line ou por telefone.

Para ajudá-los a se sentirem menos sobrecarregados e frustrados, os funcionários – especialmente os novos no trabalho remoto – podem precisar de orientação sobre qual o melhor método de comunicação.

Para isso, peça aos funcionários remotos que considerem a conversa: complexidade, duração, delicadeza emocional, sensibilidade ao tempo e o nível de colaboração necessário. Aqui estão algumas dicas que podem ser compartilhadas com os funcionários:

• E-mail: bom para informações diretas, breves, neutras e sempre-verdes que não exijam respostas, colaboração ou discussão oportunas.
• Mensagens Instantâneas / Bate-Papo: essas conversas incentivam a socialização e são ótimas para perguntas e respostas rápidas, colaboração em tempo real e para compartilhar informações e anúncios sensíveis ao tempo.
• Vídeo e Web Conferência: Mesmo sem presença física, as reuniões virtuais presenciais melhoram a comunicação. Use a videoconferência para explicar informações complicadas e colaborar, e use o compartilhamento de tela para revisar os planos e documentos do projeto.
• Telefone: quando o vídeo não for uma opção viável, use o telefone para comunicar informações sensíveis, complicadas ou demoradas.

Considere como e o que comunicar

Há um nível de conforto associado à presença física em um escritório – uma compreensão de que é um local de trabalho. Visto que os líderes empresariais podem se perguntar se os funcionários que trabalham em casa têm o equipamento certo e a estrutura organizacional certa para realizar o trabalho.

Para evitar confusões e suposições, comunique claramente metas, expectativas, prazos e progresso. E lembre-se: deve ser uma via de mão dupla; os funcionários devem mantê-lo atualizado sobre essas mesmas coisas.

Além disso, seja flexível em relação à disponibilidade e horários de trabalho individuais. Alguns funcionários remotos podem preferir começar o trabalho mais cedo, fazer uma sesta no almoço ou fazer uma hora de ioga à tarde e depois trabalhar até tarde. Isso pode funcionar, desde que eles criem um cronograma regular e compreendam os requisitos e prazos da empresa. Ressalte que todos precisam exagerar na comunicação de suas horas de trabalho individuais, para que não haja mal-entendidos ou frustração na equipe.

Defina o exemplo certo

Também é importante se concentrar em seus próprios métodos de comunicação como líder. Especialmente em tempos de crise, programe reuniões consistentes – como em mãos, reuniões de atualização de projetos e reuniões individuais com chefes de departamento. Quando as boas práticas de comunicação começam do topo, os funcionários permanecem engajados e informados.

Por fim, considere as ferramentas que os funcionários remotos estão usando para colaborar. Produtividade e segurança devem ser objetivos principais.

Pensando em produtividade, é importante o uso de redes VPN para que o usuário possa acessar conteúdos remotos e recuperar dados de um outro servidor de forma rápida e eficaz, além de produzir relatórios sobre estas atividades.

Quanto a segurança, o uso de firewall é o primeiro passo para uma conexão remota segura. Além de ter a opção webfilter, é possível ter o controle do que o usuário acessa. Portanto, por meio da rede VPN, o usuário está protegido por este firewall, que faz o controle de acesso dos usuários e aplica regras dentro das diretrizes de sua empresa. Além disso, gera relatórios do que o usuário está acessando, por quanto tempo e se está realmente acessando ou não.

A maioria dos usuários possui um firewall padrão em suas redes domésticas, mas para arquivos com dados sensíveis é importante ter uma conexão mais segura. Kerio Control é uma solução que garante produtividade com sua rede VPN e permite ao usuário uma conexão segura com seu sistema de firewall. Uma solução completa para o que você precisa. Saiba mais.