Como você organiza uma reunião quando todos estão trabalhando em casa? Você pode realizar uma videoconferência, mas para ajudar a manter os funcionários conectados ao trabalho remoto, recomendamos realizar uma reunião online por vÃdeo.
Não é nada para se intimidar e nem é preciso ter equipamento especial; a maioria dos laptops tem uma webcam e um microfone perfeitamente bons.
Para ajudar você a começar, reunimos um guia para realizar uma ótima reunião on-line.
O que são reuniões online?
Reuniões online são reuniões realizadas remotamente usando uma conexão à Internet e um aplicativo de computador. Eles funcionam de maneira semelhante a vÃdeo chamada padrão, mas a maioria dos provedores de reunião online oferece mais funcionalidades.
Nos últimos anos, as reuniões online cresceram em popularidade graças ao aumento de funcionários remotos e à facilidade de uso dos aplicativos. Se você é novo em reuniões online, não se preocupe, não tem nada a temer.
Como executar uma reunião online
Escolha a plataforma certa
Para começar, você precisa selecionar uma ferramenta de reunião online. Há muitos para escolher e todos vêm com pontos positivos e negativos. A escolha de uma ferramenta dependerá da que melhor se adequa à sua equipe. Ao procurar uma ferramenta, considere:
- Qual é o aspecto principal de que preciso para esta reunião remota de equipe?
Você está interessado em apenas poder ver sua equipe? Talvez a videoconferência seja suficiente para você. Se você precisa trabalhar em um documento juntos, você precisa de uma ferramenta que permita acessar arquivos remotamente e realizar uma reunião em vÃdeo. Você precisa compartilhar sua tela? Então você precisa de uma ferramenta que permita o compartilhamento de tela.
- Quantas pessoas precisam estar envolvidas na sua reunião remota?
Embora você possa encontrar opções eficazes para um bate-papo por vÃdeo individual do seu celular, pode não ser a opção certa para realizar uma reunião com mais de 20 funcionários remotos.
Você descobrirá que qualquer plataforma que você escolher (no final deste texto) é muito simples. Verifique se todos os seus funcionários estão cientes de como ingressar ou criar uma reunião.
Verifique seu sistema
Não espere até que você queira realizar uma reunião para testar seus sistemas. Nada perde mais tempo do que tentar configurar o microfone ou a câmera durante a reunião. Verifique se a câmera e o microfone estão funcionando bem e se o software de reunião suporta vários participantes.
Preparar uma agenda
Todos já participamos de reuniões suficientes para saber que, se não houver um objetivo claro ou uma agenda para a reunião, eles poderão sair rapidamente dos trilhos. Isso vale para reuniões online. Prepare uma agenda com as principais questões a serem discutidas.
Se você precisar de ajuda para montar uma agenda, inclua o seguinte:
- Principais pontos de discussão
- Estrutura da reunião (quando e por quanto tempo você planeja discutir cada ponto de discussão)
- Membros da equipe / equipes que estarão presentes
- O que cada membro da equipe / equipe é responsável por trazer para a reunião
- Documentos, arquivos ou pesquisas relevantes
Ter um lÃder na reunião
Para ajudar a manter o controle, peça a alguém que conduza a reunião. Trata-se de adicionar estrutura à reunião e garantir que ela permaneça produtiva. Ter um lÃder pode ajudar a manter a ordem; todos falando ao mesmo tempo está longe do ideal em uma reunião normal.
Minimizar distrações
Distrações podem rapidamente interromper uma reunião fora do curso. Certifique-se de que todos os participantes estejam sentados em uma sala fechada e bem iluminada, com um fundo claro. Desligue qualquer coisa que possa fazer barulho em segundo plano. Você também pode achar que é melhor usar fones de ouvido em vez do microfone do laptop para garantir uma comunicação clara.
Mantenha todos envolvidos
Alguns minutos de bate-papo amigável antes de mergulhar em uma reunião podem realmente criar o clima necessário para uma reunião online bem-sucedida. Passe alguns minutos no inÃcio da reunião, verificando todos, atualizando ou apenas conversando um pouco sobre o que está acontecendo.
Etiqueta para reuniões on-line
A chave para uma videoconferência ou reunião de conferência telefônica bem-sucedida é lembrar que você está em uma reunião. Para ajudar as reuniões a serem executadas sem problemas, siga estas etiquetas.
- Faça contato visual olhando para a câmera.
- Fale claramente e não cubra o microfone
- Mantenha os movimentos do corpo no mÃnimo
- Não trabalhe em outras tarefas (como verificar e-mail) durante a reunião
- Não interrompa outros alto-falantes
- Desative todas as notificações e verifique se o celular está no modo silencioso
Essas dicas devem ajudá-lo a realizar uma reunião produtiva, independentemente de onde sua equipe esteja.
Plataformas de reuniões online
Encontrar uma plataforma de reunião on-line não é difÃcil, porque há muitas opções para escolher. Listamos algumas das opções populares e mais recomendadas.
Apresenta mensagens de equipe colaborativa, transcrições de vÃdeo e configurações de equipe personalizáveis.
Além de hospedar reuniões on-line, o Zoom permite que você hospede treinamentos de produtos, webinars em vÃdeo e muito mais.
O HighFive não usa senhas ou códigos PIN para participar de reuniões; em vez disso, os usuários aguardam em uma sala de reunião virtual até que o gerente da reunião os permita entrar, tornando-os mais seguros.
Plataforma de comunicação múltipla gratuita que inclui chamadas telefônicas, videoconferências e mensagens instantâneas para até dez usuários.
Além de bate-papo por vÃdeo, compartilhamento de tela e mensagens instantâneas, o Adobe Connect permite criar micro-sites, gerenciar emails, avaliar o engajamento e criar salas virtuais persistentes que você pode personalizar para se adequar à sua marca.
É importante lembrar
Você pode ser novo em reuniões on-line, mas elas não devem ser temidas. Eles são fáceis de configurar e você se ajusta rapidamente à execução de uma reunião remotamente. Contudo, por mais que sejam simples, é preciso manter a segurança em dia para realizar qualquer tipo de trabalho, e isso vale para todos os funcionários. A maioria possui um firewall padrão em suas redes domésticas, mas para arquivos com dados sensÃveis de sua empresa acessados remotamente, é importante ter uma conexão mais segura. Kerio Control é uma solução que garante produtividade com sua rede VPN e permite ao usuário uma conexão segura com seu sistema de firewall. Uma solução completa para o que você precisa. Saiba mais!