O uso de e-mails hoje é uma realidade para todas as organizações e empresas. É impossível abrir e manter um negócio sem o uso de um servidor de e-mail, pois toda a comunicação empresarial da atualidade é baseada na troca de e-mails. Nessas trocas, centenas de informações cruciais são enviadas e recebidas diariamente, e é muito provável que alguém precisará acessá-las novamente em algum momento futuro.

O arquivamento de e-mails é a maneira mais segura de garantir que todos os e-mails recebidos e enviados, bem como seus conteúdos e anexos, estarão corretamente armazenados e disponíveis para quando esse momento chegar.

O que é o arquivamento de e-mails?

É um processo automatizado para preservar e proteger todas as mensagens de e-mail de entrada e saída (assim como anexos e metadados) para que possam ser acessadas em uma data posterior, se necessário. Os benefícios do arquivamento de e-mails incluem a recuperação de e-mails perdidos ou excluídos acidentalmente, resposta de auditoria acelerada, preservação da propriedade intelectual contida no e-mail comercial e seus anexos e facilidade na busca de dados no caso de litígios ou investigações internas (o que aconteceu, quando, quem disse o que).

O arquivamento pode ser feito de forma local ou na nuvem. No primeiro caso, a empresa adquire um software especializado para efetuar o serviço, e esta fica responsável de executar o software e mantê-lo atualizado. Desta forma, o arquivo fica acessível localmente. No segundo, a responsabilidade pela manutenção e operação é do provedor de nuvem e todos os dados estão localizados no sistema do provedor, sendo acessíveis somente com uma conexão à internet.

Se a empresa optar pelo arquivamento em nuvem, medidas devem ser tomadas para garantir a acessibilidade aos dados fisicamente, pois caso haja uma queda ou interrupção da conexão, por qualquer motivo que seja, estes não deixarão de estar disponíveis. Da mesma forma, a empresa também deve garantir a disponibilidade e segurança máximas dos dados no servidor online.

Quais problemas o arquivamento de e-mail resolve?

O uso do arquivamento de e-mails pode evitar problemas como:

• Lotação da caixa de entrada, causando a incapacidade de enviar e receber novos e-mails;
• Registro incorreto de e-mails para aquisição futura em casos de litígio ou outro problema legal;
• Inconformidade com leis de proteção de dados;
• Perda de informações críticas em caso de exclusão, acidental ou proposital, de e-mails.

Benefícios do arquivamento de e-mails

Além dos pontos citados anteriormente, há também outras vantagens na adoção de um sistema de arquivamento de e-mails:

• Backup automático de todas as comunicações por e-mail;
• Backup automático de todos os contatos, itens de calendário e outros dados relevantes;
• Uma caixa de correio de usuário ilimitada;
• Retenção e preservação de informações.

Existe um método de arquivamento de e-mails em que os e-mails são copiados automaticamente para uma caixa de correio inacessível aos usuários antes de serem entregues a eles e são arquivados imediatamente. Ou seja, é feito o backup automático de todo o conteúdo das mensagens, incluindo anexos, e estas não podem ser alteradas, garantindo sua integridade. Para garantir a integridade deste arquivo, e-mails pessoais não devem ser utilizados no serviço de e-mail configurado para realizar o arquivamento.

O arquivamento também garante que todos os e-mails enviados estejam acessíveis para consultas futuras. Isso significa que se um funcionário sair da empresa, os e-mails recebidos e enviados por sua conta permanecerão acessíveis, facilitando o processo de início de um novo funcionário, visto que este poderá acessar o histórico de um cliente ou pedido, por exemplo. Também garante a acessibilidade aos e-mails em caso de litígio ou outras investigações criminais.

Arquivamento de e-mails não é backup. Entenda:

Os termos arquivamento e backup geralmente são usados incorretamente como sinônimos. Um backup pode salvar dados por um período limitado e restaurá-los, se necessário, mas os backups não levam em consideração os requisitos legais, nem garantem que os e-mails essenciais aos negócios estejam permanentemente disponíveis e recuperáveis. O backup é extremamente importante e a coisa certa a fazer, mas um backup não pode substituir as funções de arquivamento.

GFI Archiver

O GFI Archiver é um software da assinatura GFI Unlimited que realiza todas as funções de arquivamento descritas ao longo deste texto e ainda realiza uma indexação de todos os itens arquivados, de forma a facilitar buscas futuras e gera relatórios periódicos que ajudam a identificar possíveis erros.

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