Existem muitos provedores que oferecem esta ferramenta gratuitamente, porém, contratar um serviço de e-mail pode fazer muita diferença, principalmente em relação à segurança da transmissão de dados, à política de privacidade e ao suporte, que deve ser rápido caso ocorra algum problema.

Os provedores de e-mail profissional também possuem formas de leitura e envio de mensagens agradáveis e intuitivas, estabilidade no sistema e agregam serviços variados, como agendas, bloco de notas e relatórios de análises, a um custo bem acessível e que podem ser úteis inclusive para usuários domésticos. Se você ainda tem dúvidas sobre qual serviço de e-mail utilizar, reunimos aqui algumas vantagens de contratar o serviço. 

Várias caixas postais

Provedores de e-mail gratuitos oferecem apenas uma conta de e-mail por assinatura. Já os contratados possuem diversos pacotes com direito a mais de uma conta, permitindo que você crie outros endereços utilizando o mesmo domínio – como comercial@seudomínio.com.br e financeiro@seudomínio.com.br, deixando mais organizado o envio de mensagens, de acordo com o assunto tratado ou o departamento acionado. 

Backup e recuperação de mensagens

Caso você ou algum colaborador apague acidentalmente uma mensagem com conteúdo importante, é possível recuperá-la. Os provedores geralmente fazem o backup diário dos dados. Se você precisar acessar um e-mail perdido, basta fazer a restauração das informações.

Mais espaço

O consumo e envio de informações na internet aumenta a cada dia, por isso é necessário contar com um serviço de e-mail que ofereça uma caixa de entrada espaçosa por conta, grande capacidade para envio de anexos e um limite maior de envio de mensagens. Todos os provedores trabalham com estas soluções.

Suporte e proteção de dados

Muitas das informações trocadas via e-mail são importantes para o bom andamento de um negócio, inclusive há algumas que são sigilosas. Por isso, o correio eletrônico precisa contar com uma hospedagem segura.

Os provedores contam com uma estrutura segura para proteger os arquivos de danos físicos e falhas técnicas como falta de energia, incêndio, hackers e curiosos. Se algum problema surgir – seus e-mails ficarem inacessíveis, por exemplo – é importante contar com uma empresa que ofereça, além de estrutura, suporte técnico especializado para que o seu trabalho não pare.

Mais funcionalidades

Ter o controle do fluxo de informações trocadas em uma empresa é importante para garantir a segurança dos dados e fiscalizar a produtividade da equipe. Provedores de e-mail corporativo oferecem ferramentas para:

• auditar as mensagens;
• gerar relatórios que apontam a quantidade de e-mails recebidos e enviados;
• gerar relatórios que informam quais e-mails foram bloqueados ou considerados Spam;
• bloquear arquivos e remetentes indesejados;
• registrar todas as ações realizadas em cada conta.

A empresa pode monitorar meu e-mail profissional?

Muitas pessoas acreditam que a empresa não tem o direito de monitorar seus e-mails corporativos, mas a realidade é que ela tem o direito de fazer essa fiscalização. Primeiro, porque que é uma ferramenta de trabalho fornecida pela instituição. Segundo, porque a lei diz que a empresa é responsável por atos dos funcionários no que se refere às práticas de trabalho. No entanto, os empregadores precisam deixar claro a cada funcionário que os e-mails poderão ser monitorados. 

Como se trata de comunicação oficial da empresa, uma mensagem de e-mail pode ser utilizada como provas para possíveis disputas judiciais. Se o seu funcionário trabalha com um e-mail pessoal, esta medida de segurança já não é possível, constituindo-se em invasão de privacidade. 

Além disso, a segurança e a tecnologia da informação passam principalmente pelo envio e recebimento de e-mails, pois eles são a porta de entrada para problemas dessa ordem. Para auxiliar no cuidado e segurança da rede da sua empresa, não abra e-mails suspeitos no trabalho, tampouco clique em links enviados aleatoriamente. Chame o suporte de TI da sua empresa caso tenha alguma dúvida.

Cuidados com o e-mail corporativo

Como falamos neste post, todo cuidado é pouco com o e-mail corporativo, por isso fizemos uma lista de “boas maneiras” para você não esquecer.

1. Use títulos concisos e objetivos, indo direto ao assunto;
2. Seja objetivo em suas mensagens, deixando assuntos mais complexos e longos para conversas pessoais ou anexe um documento detalhado ao seu e-mail;
3. Inicie seu e-mail sempre com uma saudação, evitando termos como “querida”, “meu amor” e “anjo”. Seja profissional e use saudações como “prezado”, “caro”, “senhor”, “senhora”;
4. Termine seus e-mails com uma despedida formal, como “atenciosamente” ou “cordialmente”;
5. Releia seu e-mail para verificar se não há erros de ortografia;
6. Se estiver ausente do escritório, deixe um e-mail automático de resposta, informando quando estará disponível;
7. Sempre dê retorno aos seus e-mails, de preferência, no mesmo dia do recebimento;
8. Não trate de assuntos particulares no e-mail corporativo.

Um provedor de e-mail garante um bom trabalho e auxilia o sucesso do negócio, na medida em que transmite mais confiança à clientes e parceiros. Pensando nisso, o Kerio Connect é a solução ideal para pequenas e médias empresas que procuram uma plataforma que proteja seu e-mail e mantém a comunicação da sua empresa sempre segura.

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